Logistyka i transport
Dokumenty, które system odczytuje sam, i informacja o przesyłce, która dociera do klienta bez telefonu do dyspozytora.
Narzędzia, na których pracujemy
- Make
- n8n
- Microsoft 365
Dwa źródła kosztu w transporcie: papier i telefon
Pierwsze to dokumenty. CMR, list przewozowy, potwierdzenie dostawy i faktura opisują to samo zlecenie, a mimo to dane z nich są wpisywane po kilka razy: przy przyjęciu, przy rozliczeniu kierowcy i przy fakturowaniu.
Drugie to rozmowy o statusie. Każdy telefon z pytaniem „gdzie jest moja przesyłka” to kilka minut dyspozytora, który w tym czasie nie planuje. Tych telefonów da się całkiem uniknąć, bo informacja jest w systemie, zanim klient zapyta.
W ProcessPilot zajmujemy się każdym z nich osobno: dokument odczytujemy raz, a status przesyłki sami wysyłamy klientowi, zanim ten sięgnie po telefon.
Co wdrażamy w logistyce i transporcie
- Odczyt dokumentów przewozowych ze zdjęcia lub skanu, z powiązaniem ze zleceniem w systemie.
- Automatyczne awizacje i potwierdzenia okien czasowych, z powiadomieniem obu stron przy zmianie.
- Powiadomienia o statusie do klienta w kanale, którego używa, na podstawie zdarzeń, a nie zapytań.
- Alerty o opóźnieniu wyliczane z odchylenia od planu, docierające do dyspozytora, zanim zadzwoni klient.
- Rozliczenie kierowców i podwykonawców na podstawie odczytanych dokumentów, bez ręcznego zestawiania.
Dokumenty z kabiny kierowcy
Dokumenty w transporcie bywają pogniecione, sfotografowane w kabinie i podpisane długopisem, który się kończył. To realne ograniczenie jakości odczytu, więc uwzględniamy je od początku: próg pewności, kolejka do sprawdzenia przez człowieka i instrukcja dla kierowców, jak zrobić zdjęcie, które da się odczytać.
Rozliczenie kierowców i podwykonawców
To drugi obszar, który zwykle wychodzi na audycie, choć nikt o nim nie wspomina na pierwszej rozmowie. Co miesiąc ktoś żmudnie zestawia dokumenty przewozowe z fakturami podwykonawców, i to pod presją terminu płatności.
Skoro system i tak odczytuje dokumenty przy obsłudze zlecenia, dołożenie rozliczenia kosztuje niewiele: dane już są, brakuje tylko reguł dopasowania i sposobu na rozbieżności.
- Automatyczne zestawienie zlecenia, dokumentu przewozowego i faktury podwykonawcy.
- Rozbieżności wyodrębnione do sprawdzenia zamiast wyszukiwane ręcznie.
- Gotowe dane do rozliczenia kierowców, bez przepisywania z papieru.
Pytania do tej strony
Mamy własny system TMS. Czy trzeba go zmieniać?
Nie. Automatyzacja łączy się z TMS-em przez API albo import, ale go nie zastępuje. Wymiana systemu transportowego to projekt innej wielkości i innego ryzyka.
Czy odczyt poradzi sobie z pismem odręcznym?
Z podpisem i adnotacją zwykle tak, z rozbudowanymi uwagami bywa różnie. Dlatego dokumenty poniżej progu pewności trafiają do sprawdzenia przez człowieka, zamiast wchodzić do systemu z błędem.
Co daje najszybszy efekt: dokumenty czy powiadomienia?
Powiadomienia, i to zwykle przy nakładzie o rząd wielkości mniejszym. Informacja o statusie jest już w systemie, więc żeby wysłać ją klientowi wcześniej, nie trzeba niczego odczytywać. Takie powiadomienia usuwają większość telefonów, które dziś wyrywają dyspozytora z planowania.
Czy kierowcy muszą zmienić sposób pracy?
Niewiele: chodzi głównie o to, jak i kiedy robią zdjęcie dokumentu. Instrukcja mieści się na jednej kartce, a próg jakości na wejściu wychwytuje zdjęcia, których nie da się odczytać, zanim staną się problemem na etapie rozliczenia.
Co z tego wychodzi
krótsza obsługa zlecenia i mniej telefonów