Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest PROCESS PILOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001270522, NIP 6762729145, REGON 545868073 (dalej: ProcessPilot).

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@processpilot.pl albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane zbieramy

Zakres danych zależy od tego, jak się z nami kontaktujesz. Nie zbieramy danych szczególnych kategorii i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

• Formularz kontaktowy i formularz zapisu na konsultację: adres e-mail oraz, jeśli je podasz, imię, nazwa firmy, numer telefonu, treść wiadomości i informacja o tym, skąd o nas wiesz.
• Korespondencja i rozmowy: dane, które podasz, pisząc do nas e-mailem, dzwoniąc albo biorąc udział w konsultacji online. Konsultacje online prowadzimy we własnym narzędziu do rozmów, które ma osobną politykę prywatności; zobaczysz ją przed dołączeniem do rozmowy.
• Dane techniczne: adres IP i podstawowe informacje o przeglądarce, przetwarzane przez dostawców wskazanych w sekcji 4.
• Statystyka odwiedzin, jeśli się na nią zgodzisz: dane opisane w sekcji 8, a w Google Analytics także losowy identyfikator przeglądarki zapisany w pliku cookie.

3. Cele i podstawy prawne

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie ani nie umówimy konsultacji. Przetwarzamy dane w następujących celach:

• Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego i umówienie konsultacji: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda, którą wyrażasz w formularzu.
• Przygotowanie oferty i inne działania przed zawarciem umowy, jeśli rozmowa do tego prowadzi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy występujesz w imieniu firmy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu rozmów handlowych.
• Odpowiedź na wiadomość wysłaną bezpośrednio na nasz adres e-mail albo na rozmowę telefoniczną: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na korespondencję.
• Zliczanie, skąd dowiadują się o nas osoby wysyłające zapytania, na podstawie odpowiedzi na pytanie „Skąd o nas wiesz?” (pole nieobowiązkowe): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w ocenie skuteczności działań promocyjnych.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrona formularzy przed spamem: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyka odwiedzin, własna i w Google Analytics, żeby wiedzieć, co na stronie jest przydatne, jeśli się na nią zgodzisz: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda wyrażona w banerze statystyki.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wykonanie obowiązków księgowych i podatkowych, jeśli zawrzemy umowę: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane przetwarzają w naszym imieniu dostawcy wymienieni niżej, na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Do Cloudflare dane trafiają przy każdym otwarciu strony, do Zoho dopiero wtedy, gdy wyślesz formularz albo napiszesz do nas, a do Google tylko wtedy, gdy zgodzisz się na statystykę.

• Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone): hosting serwisu, ochrona formularzy przed spamem (Turnstile), statystyka odwiedzin, przekazanie zgłoszeń z formularzy do naszej skrzynki pocztowej oraz infrastruktura naszego narzędzia do konsultacji online. Cloudflare przetwarza dane w globalnej sieci serwerów, także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Zoho Corporation B.V. (Niderlandy), usługa Zoho Mail: skrzynka pocztowa, do której trafiają zgłoszenia z formularzy i Twoje wiadomości, oraz serwer, przez który wysyłamy odpowiedzi. Dane są przechowywane w centrach danych Zoho w Unii Europejskiej.
• Google Ireland Limited (Irlandia), usługa Google Analytics: statystyka odwiedzin, tylko jeśli się na nią zgodzisz (sekcja 8), na podstawie Google Ads Data Processing Terms. Część przetwarzania wykonuje spółka Google LLC w Stanach Zjednoczonych (sekcja 5).

4a. Co pobiera Twoja przeglądarka

Kroje pisma i wszystkie grafiki serwujemy z tej domeny. Samo otwarcie strony oznacza więc przetwarzanie danych wyłącznie przez dostawcę hostingu, który odbiera adres IP i dane techniczne żądania. Jeśli zgodzisz się na statystykę, do tej samej domeny trafiają też komunikaty statystyczne opisane w sekcji 8.

Jedyny wyjątek, który nie zależy od Twojej zgody, to zabezpieczenie formularzy. Na stronach z formularzem oraz po otwarciu okna zapisu na konsultację przeglądarka pobiera skrypt Turnstile z serwera challenges.cloudflare.com. Skrypt wczytuje się dopiero wtedy, gdy pojawia się formularz, a na pozostałych podstronach takie żądanie nie występuje. Odbiorcą jest Cloudflare, czyli ten sam podmiot, który hostuje serwis i tak czy inaczej odbiera Twój adres IP, więc nie jest to nowy odbiorca danych. Turnstile przetwarza tylko dane potrzebne do odróżnienia człowieka od automatu, nie odczytuje treści formularza i nie służy nam do profilowania. Te same dane (adres IP, dane techniczne przeglądarki i połączenia) Cloudflare wykorzystuje też do ulepszania wykrywania automatów i w tym zakresie jest odrębnym administratorem danych, na zasadach opisanych w Turnstile Privacy Addendum.

Drugi wyjątek zależy od Twojej zgody na statystykę. Jeśli ją wyrazisz, przeglądarka pobiera skrypt Google Analytics z serwera www.googletagmanager.com i wysyła dane opisane w sekcji 8 do serwerów Google (google-analytics.com). Bez Twojej zgody skrypt się nie wczytuje i takie żądania nie występują. Odbiorcą jest Google, czyli inny podmiot niż dostawca hostingu.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Cloudflare, Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i przetwarza tam dane. Uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework, więc przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, a uzupełniająco na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Zoho przechowuje skrzynkę pocztową w centrach danych w Unii Europejskiej. W wyjątkowych przypadkach, wyłącznie po to, żeby udzielić pomocy technicznej, dostęp do danych mogą uzyskać pracownicy Zoho Corporation Private Limited w Indiach. Taki dostęp odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Google Ireland Limited korzysta przy Google Analytics ze spółki Google LLC, która ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i przetwarza tam dane. Google LLC uczestniczy w EU-US Data Privacy Framework, więc przekazanie odbywa się na podstawie tej samej decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., a uzupełniająco na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w Google Ads Data Processing Terms.

Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@processpilot.pl.

6. Okres przechowywania

• Zgłoszenia z formularzy: do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Po wycofaniu zgody zachowujemy tylko to, co jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Korespondencja spoza formularzy: przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu, a następnie usuwamy ją ze skrzynki.
• Komunikaty statystyczne (sekcja 8): przez trzy miesiące od wysłania.
• Twój wybór w sprawie statystyki (sekcja 8): w pamięci Twojej przeglądarki, przez 6 miesięcy od wyboru.
• Dane w Google Analytics (sekcja 8): pojedyncze zdarzenia i identyfikatory przez 2 miesiące, a zestawienia zbiorcze w raportach Google Analytics bez tego limitu.
• Pliki cookie Google Analytics (sekcja 8): w Twojej przeglądarce, do wygaśnięcia Twojej zgody, czyli najdłużej 6 miesięcy od jej wyrażenia, albo do jej wycofania.
• Dane techniczne żądań (adres IP, informacje o przeglądarce, adres podstrony): do 31 dni w panelu Cloudflare, w którym sprawdzamy działanie i bezpieczeństwo serwisu.
• Dane związane z zawartą umową: przez czas jej wykonywania, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń i przez okres, przez który przepisy podatkowe i o rachunkowości każą przechowywać dokumenty.

7. Twoje prawa

Aby skorzystać z poniższych praw, napisz na kontakt@processpilot.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody albo umowy (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

8. Pliki cookie i statystyka

Statystykę odwiedzin zbieramy tylko za Twoją zgodą, wyrażoną w banerze na dole strony. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać albo wyrazić ponownie: kliknij „Ustawienia statystyki”: na szerokim ekranie to mały okrągły przycisk w lewym dolnym rogu, a na telefonie i tablecie przycisk w stopce. Jeśli Twoja przeglądarka wysyła sygnał Global Privacy Control, traktujemy go jak brak zgody i nie pytamy o nią.

Serwis nie używa plików cookie do celów marketingowych. Do celów analitycznych używa ich tylko Google Analytics i tylko za Twoją zgodą, jak opisujemy niżej. Na potrzeby statystyki serwis zapisuje też w pamięci Twojej przeglądarki Twój wybór w sprawie zgody, z datą wyboru i datą brzmienia pytania, przez 6 miesięcy. Ten zapis nie opuszcza Twojego urządzenia.

Po wyrażeniu zgody strona wysyła podczas przeglądania do tej samej domeny krótkie komunikaty statystyczne. Zawierają one adres odwiedzanej podstrony i jej kolejność w trakcie wizyty, adres podstrony, od której zaczęła się wizyta, domenę strony odsyłającej, parametry kampanii z adresu strony (utm), typ urządzenia (telefon, tablet lub komputer), głębokość przewinięcia i czas oglądania strony, a także informację o kliknięciu przycisku umówienia konsultacji, o błędzie wczytania formularza, o rozpoczęciu wypełniania formularza i o wyniku jego wysłania, o kliknięciu adresu e-mail lub numeru telefonu oraz o kliknięciu linku do innego serwisu (zapisujemy tylko jego domenę). Dla pierwszej podstrony wizyty wysyłane są też parametry wydajności strony: czas wczytania, szybkość reakcji na kliknięcie i stabilność układu. Kraj ustala Cloudflare na podstawie adresu IP; sam adres IP nie trafia do komunikatów.

Komunikaty nie zawierają identyfikatora nadawanego przez serwis ani treści wpisanej w formularze. Przechowuje je Cloudflare przez trzy miesiące, a my korzystamy z nich wyłącznie w postaci zestawień zbiorczych. Po wycofaniu zgody strona przestaje wysyłać komunikaty, a te jeszcze niewysłane odrzuca. Komunikaty wysłane wcześniej nie zawierają identyfikatora nadawanego przez serwis, więc nie możemy wskazać, które pochodzą od Ciebie; usuwa je upływ okresu z sekcji 6.

Po wyrażeniu zgody korzystamy też z Google Analytics 4. Skrypt Google zapisuje w Twojej przeglądarce pliki cookie _ga i _ga_ z dopisanym identyfikatorem naszej usługi. Zawierają one losowy identyfikator przeglądarki i informacje o bieżącej wizycie. Do Google trafiają adresy i tytuły odwiedzanych podstron, adres strony odsyłającej, parametry kampanii z adresu strony, typ urządzenia, system, przeglądarka i język, przybliżona lokalizacja (kraj i region) ustalona na podstawie adresu IP, a także informacje o przewinięciu strony, kliknięciu linku do innego serwisu lub do pliku i wysłaniu formularza, bez jego treści.

Google Analytics 4 nie zapisuje adresu IP. Wyłączyliśmy sygnały Google i personalizację reklam, nie łączymy Google Analytics z żadnym kontem reklamowym, a z danych korzystamy wyłącznie w postaci zestawień zbiorczych. Pliki cookie _ga wygasają razem z Twoją zgodą. Po jej wycofaniu skrypt przestaje wysyłać dane, a pliki cookie _ga usuwamy od razu. Okresy przechowywania podaje sekcja 6.

Sam serwis zapisuje w pamięci sesji przeglądarki tylko informacje techniczne potrzebne do nawigacji między podstronami, na przykład pozycję przewinięcia, żeby przycisk Wstecz wracał w to samo miejsce. Te informacje nie opuszczają Twojego urządzenia i znikają po zamknięciu karty.

Zabezpieczenie formularzy (Cloudflare Turnstile) zapisuje w pamięci przeglądarki, w obszarze należącym do challenges.cloudflare.com, techniczny znacznik potrzebny do odróżnienia człowieka od automatu. Zapis następuje tylko na stronach z formularzem i po otwarciu okna zapisu na konsultację.

9. Zmiany polityki

Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych, opublikujemy nową wersję na tej stronie i zaktualizujemy datę podaną na górze.