Najczęstsze pytania
Pytania, które padają na większości pierwszych rozmów, razem z tymi, które padają rzadziej, a powinny częściej.
Pytania, które padają na pierwszej rozmowie
Od czego zaczynamy współpracę?
Od bezpłatnej 30-minutowej konsultacji. Poznajemy Twoje procesy, pokazujemy, gdzie automatyzacja da najszybszy efekt, i dopiero wtedy rozmawiamy o zakresie i budżecie.
Ile kosztuje wdrożenie?
Zależy od zakresu. Pojedynczy proces to zwykle kilka–kilkanaście tysięcy złotych, wdrożenia obejmujące kilka działów, kilkadziesiąt. Każdą wycenę opieramy na szacowanym zwrocie, nie na cenniku godzinowym. Opiekę po wdrożeniu wyceniamy osobno: jej cenę podajemy razem z wyceną wdrożenia, a zakres, czas trwania i warunki zakończenia ustalamy z Tobą przed startem. Cały koszt znasz więc przed podpisaniem.
Jak długo trwa pierwsze wdrożenie?
Czas budowy i długość pilotażu podajemy w wycenie po audycie, bo zależą od procesu, i zapisujemy je w umowie. Pilotaż jest płatny i działa równolegle z dotychczasowym trybem pracy, więc nic nie staje.
Czy nasze dane są bezpieczne?
Tak, i nie opieramy tego na zapewnieniach. Miejsce przetwarzania ustalamy przed startem i zapisujemy w umowie powierzenia danych, a gdy to możliwe, wybieramy serwer Twojej firmy albo dostawcę z serwerami w Unii Europejskiej. Dostępy do systemów są zapisane na Twoją firmę, nie na nas. Model uczy się na danych Twojej firmy tylko wtedy, gdy to jest celem wdrożenia, jak przy dedykowanym modelu, i zgodzisz się na to na piśmie.
Czy to ma sens w małej firmie?
Tak, w małej firmie każda odzyskana godzina jest odczuwalna od razu. Zaczynamy od jednego procesu, który boli najbardziej, i skalujemy dopiero, gdy widać efekt.
Co, jeśli proces się zmieni?
Zmieniasz proces, a my dostrajamy automatyzację w ramach opieki. Gdy coś stanie, alert trafia do osoby, którą wskażesz.
Pytania, które padają za rzadko
Kto będzie to utrzymywał po wdrożeniu i czy poradzimy sobie bez wykonawcy?
My, w ramach opieki: jej cenę podajemy razem z wyceną wdrożenia, a zakres i czas trwania ustalamy z Tobą przed startem. Potem możesz przedłużyć opiekę albo przejąć system, bo dokumentacja przepływów, kod i dostępy są zapisane na Twoją firmę przez cały czas. Tam, gdzie to możliwe, wybieramy narzędzia, w których zmianę wprowadzi ktoś z Twojego zespołu.
Co zostaje zapisane z rozmów z asystentem i jak długo jest przechowywane?
Tyle i tak długo, jak ustalimy z Tobą przed uruchomieniem. Rozmowy z klientami to dane osobowe, więc przed startem decydujemy razem, co asystent zapisuje, na jak długo i kto ma do tego wgląd, a warunki przetwarzania po stronie dostawcy modelu zapisujemy w umowie powierzenia. Na początku rozmowy asystent mówi rozmówcy, że rozmawia z automatem.
Czy proces da się przełączyć z powrotem na tryb ręczny?
Tak. Ścieżki ręcznej nie usuwamy: gdy automat stanie albo zacznie się mylić, zespół wraca do dotychczasowego sposobu pracy. Jak to zrobić, zapisujemy w dokumentacji przed uruchomieniem.
Gdzie fizycznie są przetwarzane dane i kto jeszcze ma do nich dostęp jako podwykonawca?
Tam, gdzie ustalimy przed startem. Gdy to możliwe, wybieramy serwer Twojej firmy albo dostawcę z serwerami w Unii Europejskiej. Jeśli wdrożenie korzysta z modelu AI przez API dostawcy, na przykład OpenAI albo Anthropic, przed uruchomieniem zapisujemy w umowie powierzenia dostawcę, miejsce przetwarzania i podstawę przekazania danych.
Zanim przejdziesz do listy
Odpowiedzi niżej dotyczą współpracy z ProcessPilot: zakresu, wyceny, czasu i tego, co zostaje u Ciebie po wdrożeniu.
Dwie odpowiedzi warto znać z góry, bo zmieniają sens pozostałych. Po pierwsze: konsultacja i audyt są bezpłatne, a poza Małopolską rozliczamy tylko koszty podróży. Oba etapy można zakończyć wnioskiem, że nie ma czego automatyzować. To normalne zakończenie, nie porażka rozmowy. Po drugie: wyceniamy zakres, a nie godziny, i punktem wyjścia jest szacowany zwrot. Rozmowa o pieniądzach zaczyna się więc od tego, ile proces kosztuje Cię dzisiaj.
Jeżeli brakuje tu pytania
Najszybszą drogą jest bezpłatna konsultacja: pół godziny wystarcza na kilkanaście pytań i nie wymaga przygotowania po Twojej stronie. Możesz też napisać: odpowiadamy tym samym kanałem, którym przyszło pytanie.
Trzy pytania, które padają najczęściej po godzinie rozmowy
Pierwsze: czy to nie jest za wcześnie dla nas. Prawie zawsze nie jest: próg wejścia wyznacza nie wielkość firmy, lecz to, czy proces powtarza się na tyle często, żeby oszczędność przekroczyła koszt utrzymania. W małej firmie każda odzyskana godzina jest zresztą odczuwalna od razu.
Drugie: czy zespół tego nie odbierze jako zapowiedzi zwolnień. Odbierze, jeżeli dowie się o wdrożeniu przypadkiem. Dlatego warto powiedzieć wprost, czego dotyczy i czego nie dotyczy, zanim ktoś obcy zacznie mierzyć czas pracy. Tę rozmowę z zespołem musisz odbyć Ty, najlepiej jeszcze przed audytem.
Trzecie: co, jeśli przestaniemy współpracować. Zostaje Ci dokumentacja, dostępy zapisane na Twoją firmę i narzędzia, które ktoś z Twojego zespołu potrafi utrzymać. To jest odpowiedź, którą staramy się mieć gotową jeszcze przed pierwszym uruchomieniem.
Zanim umówisz rozmowę
- Wybierz jeden proces, nie listę pięciu: rozmowa o jednym prowadzi do konkretów, o pięciu do ogólników.
- Sprawdź, ile razy w miesiącu się powtarza. To jedyna liczba, której naprawdę potrzebujemy na starcie.
- Zabierz na rozmowę osobę, która ten proces wykonuje. Opis z perspektywy kierownika i przebieg faktyczny to zwykle dwie różne rzeczy, a różnica jest najciekawsza.
Pytania do tej strony
Czy konsultacja to rozmowa handlowa?
Jest bezpłatna i nie kończy się ofertą, jeśli nie ma czego automatyzować. Takie zakończenie zdarza się i mówimy o nim wprost. Wychodzisz z listą trzech obszarów o największym potencjale niezależnie od tego, czy będzie z tego współpraca.
Czy musimy mieć uporządkowane procesy, zanim się odezwiemy?
Nie. Od tego jest audyt. Jeśli jednak każdy robi ten sam proces po swojemu, to Ty decydujesz, który sposób zostaje, i bez tej decyzji automatyzacja nie ma sensu. Utrwalenie rozbieżnych wersji kosztuje wielokrotnie więcej i konserwuje problem.