HR i rekrutacja

Czas reakcji decyduje o wyniku rekrutacji

Kandydat, który czeka tydzień na potwierdzenie, że aplikacja dotarła, w tym czasie rozmawia z kimś innym. Rekrutacja przegrywa nie na wynagrodzeniu, tylko na tempie, a tempo jest kwestią procesu, nie zaangażowania rekrutera.

Drugi obszar to onboarding. Pierwszy dzień bez dostępu do systemów i bez sprzętu jest kosztowny podwójnie: traci się dzień pracy i pierwsze wrażenie, którego nie da się powtórzyć.

W ProcessPilot automatyzujemy w HR to, o czym nie musi decydować człowiek: potwierdzenia, umawianie rozmów i listę kroków onboardingu.

Co automatyzujemy najczęściej

• Potwierdzenie aplikacji i dopytanie o brakujące informacje natychmiast po zgłoszeniu.
• Wstępne uporządkowanie zgłoszeń względem wymagań z ogłoszenia, jako podpowiedź dla rekrutera.
• Umawianie rozmów: kandydat sam wybiera wolny termin w kalendarzu zespołu, bez wymiany pięciu wiadomości.
• Onboarding: jeden wpis w systemie kadrowym uruchamia konta, dostępy, zamówienie sprzętu, szkolenia i przypomnienia dla przełożonego.
• Samoobsługa w sprawach kadrowych: zaświadczenia, wnioski, pytania o regulamin.

Granica, której nie przekraczamy

Decyzja o odrzuceniu kandydata zostaje przy człowieku. Automat porządkuje i podpowiada, nie zamyka ścieżki: zgodnie z RODO każdy ma prawo nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, a rekrutacja jest dokładnie tym obszarem, w którym to prawo bywa egzekwowane.

Model uczony na historii rekrutacji odtworzy też jej dotychczasowe skrzywienia. Dlatego podpowiedzi opieramy na wymaganiach z ogłoszenia, a nie na podobieństwie do osób zatrudnionych wcześniej.

Według rozporządzenia o sztucznej inteligencji (AI Act) systemy AI, które filtrują zgłoszenia i oceniają kandydatów, są co do zasady systemami wysokiego ryzyka. Przed wdrożeniem w rekrutacji sprawdzamy więc, czy rozwiązanie podlega wymogom dla takich systemów.

Onboarding taniej zautomatyzować niż rekrutację

Rekrutacja jest zmienna: każde stanowisko ma inne wymagania, inny zespół i inny tryb rozmów. Onboarding jest niemal identyczny za każdym razem: te same konta, te same szkolenia, te same dokumenty, ta sama kolejność.

Dlatego przy ograniczonym budżecie zaczynamy zwykle od onboardingu. Efekt jest widoczny od pierwszej zatrudnionej osoby, a lista kroków istnieje już dziś, tylko w arkuszu, którego nikt nie aktualizuje.

• Konta i dostępy uruchamiane ze zdarzenia w systemie kadrowym, a nie z maila do działu IT.
• Sprzęt zamawiany z wyprzedzeniem liczonym od daty startu, a nie wtedy, gdy przełożony sobie przypomni.
• Szkolenia i dokumenty przypisane do stanowiska, z przypomnieniem, gdy termin mija.