Proces współpracy

Dlaczego akurat tak

Kolejność jest taka, żeby z każdego etapu dało się wycofać, zanim zacznie się następny, droższy. Konsultacja jest bezpłatna: pół godziny, i może zakończyć się wnioskiem, że nie ma tematu. Audyt kosztuje Cię trochę czasu zespołu, a nie pieniądze (poza Małopolską pokrywasz tylko koszty podróży), i wciąż może zakończyć się wnioskiem, że nie warto wdrażać. Dopiero pilotaż jest płatny. Działa obok starego procesu, więc jego wycofanie nie zatrzymuje firmy, a długość pilotażu podajemy w wycenie i zapisujemy w umowie.

Odwrotna kolejność, czyli umowa na wdrożenie, zanim ktokolwiek sprawdzi, czy ma ono sens, jest wygodna dla wykonawcy i kosztowna dla klienta.

W ProcessPilot układamy współpracę właśnie w tej kolejności: konsultacja, audyt, pilotaż, skalowanie, żeby najdroższa decyzja zapadała jako ostatnia.

Czego wymaga od Ciebie każdy etap

• Konsultacja: 30 minut i osoba, która zna proces od strony wykonawczej, a nie tylko opis w regulaminie.
• Audyt: około 45–60 minut rozmowy z osobą, która prowadzi proces, około 20–30 minut z każdą kolejną osobą, która w nim uczestniczy, i dostęp do logów albo raportów z systemów.
• Pilotaż: wskazanie właściciela procesu po Twojej stronie i zgoda na to, żeby przez pierwszy okres proces działał w dwóch trybach naraz.
• Skalowanie: decyzja, które obszary wchodzą jako następne, i kanał, na który mają trafiać alerty.

Jak wygląda dzień audytu

Zaczynamy od 45–60-minutowej rozmowy z osobą, która zna proces najlepiej: co dzieje się na papierze, a co w praktyce. Później rozmawiamy osobno z każdym, kto wykonuje proces na co dzień, po około 20–30 minut, i sprawdzamy, co da się zmierzyć bez pytania nikogo: logi, eksporty, raporty z systemów, które już masz.

Potem liczymy: ile razy w miesiącu, ile minut, ile poprawek, ile osób po drodze, dla każdego kandydata z listy. Dzień audytu kończy się krótką rozmową na miejscu o tym, co znaleźliśmy, i pisemnym podsumowaniem, które trafia do Ciebie mailem tego samego dnia.

Zanim się umówimy

• Jedna wizyta, jedna lokalizacja.
• Bezpłatnie na miejscu w Małopolsce. Poza nią rozliczamy tylko koszty podróży.
• Zakres ustalony wcześniej, na konsultacji.
• Pisemne podsumowanie na koniec dnia.
• Dla firm z procesem wartym mierzenia: w praktyce od około piętnastu osób wzwyż.

Właściciel procesu po stronie klienta

To jedyny warunek, bez którego wdrożenia nie zaczynamy. Potrzebna jest jedna osoba, która zna proces, ma prawo podejmować decyzje o tym, jak ma wyglądać, i będzie dostępna przez czas pilotażu.

Nie chodzi o zaangażowanie na pełny etat, raczej o kilka godzin tygodniowo i o to, żeby pytania nie czekały tygodnia na odpowiedź. Jeśli wdrożenie się przeciąga, to prawie zawsze z tego powodu, a nie przez technologię.

Co się dzieje po uruchomieniu

Automatyzacja nie jest projektem z datą końca. Proces się zmienia, dostawcy zmieniają API, wchodzą nowe wymogi, i albo ktoś to utrzymuje, albo automatyzacja po cichu przestaje odpowiadać rzeczywistości.

Dlatego opiekę i monitoring wyceniamy od początku, a nie dosprzedajemy po fakcie: cena opieki stoi w ofercie obok ceny wdrożenia, a zakres, czas trwania i warunki zakończenia ustalamy z Tobą przed startem. Pierwsze tygodnie po odbiorze to docieranie: poprawki są wtedy w cenie wdrożenia. Długość tego okresu zależy od wielkości systemu i zapisujemy ją w umowie. Przed startem ustalamy też, do kogo trafiają alerty.

Kiedy przerywamy

Po audycie, jeśli z liczb wynika, że wdrożenie się nie zwróci. To normalne zakończenie i zdarza się częściej, niż wynikałoby z materiałów firm takich jak nasza. Proces bywa po prostu zbyt rzadki albo zbyt zmienny, żeby automatyzacja miała sens.

Przerywamy też, gdy w trakcie okazuje się, że proces nie jest ustalony i firma nie chce go ustalać. Zautomatyzować cztery równoległe wersje tej samej procedury się da, tylko kosztuje to wielokrotnie więcej i utrwala stan, który był problemem.