Kalkulator oszczędności
Szybki szacunek rzędu wielkości: ile czasu pochłania proces dziś i ile z tego da się odzyskać. Wynik jest punktem wyjścia do rozmowy, a nie wyceną.
Ile wart jest czas, który odzyskasz po automatyzacji?
Ustaw, ile godzin tygodniowo zespół poświęca dziś na każdy z trzech obszarów. Procenty przy suwakach to nasze założenia, które sprawdzamy na audycie.
Faktury, umowy, wnioski: zakładamy ok. 70% czasu.
Powtarzalne zapytania i statusy: zakładamy ok. 50% czasu.
Zbieranie danych i składanie raportów: zakładamy ok. 85% czasu.
Szacunek poglądowy: 119 716 złotych rocznie, 9 976 złotych miesięcznie, 111 godzin miesięcznie.
Szacunek poglądowy: wartość czasu, a nie oszczędność gotówki ani wynik po kosztach wdrożenia. Dokładnie policzymy to po bezpłatnym audycie procesów.
Co ten wynik znaczy, a czego nie
Kalkulator odpowiada na jedno pytanie: czy problem jest na tyle duży, żeby w ogóle rozmawiać. Odpowiedź „kilkaset złotych miesięcznie” oznacza, że nie warto, i lepiej dowiedzieć się tego tutaj niż po audycie.
Nie jest to natomiast wycena ani obietnica. Rzeczywisty efekt zależy od liczby kroków w procesie, od tego, ile z nich wymaga decyzji, i od jakości danych na wejściu, a tego kalkulator nie widzi. Dwie firmy mogą mieć na tym ekranie identyczny wynik, a wdrożenie u jednej może kosztować trzy razy więcej niż u drugiej.
Kalkulator ProcessPilot jest więc filtrem przed rozmową: wycena powstaje dopiero po audycie i opiera się na pomiarze, a nie na suwaku.
Jak liczyć, żeby wyszło uczciwie
- Licz czas całego przebiegu, nie samej czynności: razem z czekaniem na akceptację, przypominaniem i szukaniem statusu.
- Wlicz poprawki. Proces, który w 15% przypadków wraca do poprawy, kosztuje znacznie więcej, niż wynika z czasu przebiegu.
- Nie zakładaj stu procent automatyzacji. Realny cel to zwykle większość typowych przypadków, bo nietypowe i tak trafią do człowieka.
- Pamiętaj o koszcie utrzymania. Automatyzacja ma koszt bieżący, nie tylko wdrożeniowy, i tak ją liczymy na audycie.
Co się dzieje po wyliczeniu
Z wynikiem możesz przyjść na bezpłatną konsultację. Pół godziny wystarcza, żeby ocenić, czy założenia się trzymają, i wskazać obszary, w których szacunek jest zawyżony albo, co zdarza się częściej, mocno zaniżony, bo najdroższy krok nie został policzony.
Dopiero audyt zamienia to w liczbę, na której da się oprzeć decyzję. Kalkulator ma pomóc zdecydować, czy warto go robić.
Dlaczego szacunki z takich kalkulatorów bywają zawyżone
Bo prawie zawsze zakładają, że zautomatyzowany proces przestaje kosztować cokolwiek. W praktyce zostaje obsługa przypadków nietypowych, kontrola jakości i utrzymanie: razem zwykle kilkanaście procent pierwotnego czasu, czasem więcej w pierwszych miesiącach.
Drugie źródło zawyżenia to liczenie godzin, których nikt nie odzyska w gotówce. Jeśli automatyzacja oszczędza po dwadzieścia minut dziennie pięciu osobom, firma nie oszczędza etatu. Zyskuje sto minut, które te osoby przeznaczą na coś innego. To realna korzyść, ale innego rodzaju i warto ją nazywać po imieniu przed rozmową z zarządem.
Trzecie źródło to koszt wyjątków, które i tak trafiają do człowieka. Kalkulator liczy oszczędność na typowym przebiegu. Wyjątki zdarzają się rzadziej, ale zwykle zajmują najwięcej czasu, a ich obsługa nie znika: zostaje, nawet gdy reszta procesu działa już sama.
Czego kalkulator nie widzi, a audyt widzi
- Ile razy proces wraca do poprawy i ile kosztuje każda poprawka.
- Czy dane wejściowe nadają się do automatycznego odczytu, czy wymagają wcześniejszego uporządkowania.
- Ile kroków wymaga decyzji człowieka i których z nich nie wolno przekazać automatowi.
- Co jeszcze w firmie zależy od tego procesu i przestanie działać, jeśli zmieni się jego przebieg.