Finanse i księgowość

Dlaczego zamknięcie miesiąca trwa tak długo

Rzadko z powodu księgowania. Zwykle z powodu czekania: na dokument, którego dostawca nie przysłał, na akceptację od osoby na urlopie, na wyjaśnienie różnicy, której nikt nie umie odtworzyć po trzech tygodniach.

Żeby skrócić zamknięcie, trzeba więc zacząć nie od księgowości, tylko od tego, co dzieje się z dokumentem, zanim do niej dotrze, i od tego, czy w każdej chwili widać, gdzie utknął.

Dlatego w ProcessPilot wchodzimy w ten proces przed księgowością: zajmujemy się dokumentem, akceptacją i tym, żeby było widać, gdzie sprawa stoi.

Co zmienia automatyzacja w księgowości

• Dokument kosztowy jest odczytany, sprawdzony z zamówieniem i skierowany do akceptacji tego samego dnia, w którym wpłynął.
• Osoba, która akceptuje, dostaje przypomnienie, a zastępcę ma wyznaczonego z góry, a nie na szybko, gdy termin już minął.
• Każdy dokument ma widoczny status i historię, więc pytanie „gdzie to jest” przestaje wymagać śledztwa.
• Raport przepływów i zobowiązań powstaje na żądanie, a nie po nocy spędzonej na składaniu arkuszy.
• Duplikat faktury jest wykrywany przed zapłatą, nie po niej, kiedy trzeba prosić dostawcę o zwrot.

Kontrola i zgodność

Automatyzacja w finansach musi zostawiać ślad. Zapisujemy każdą decyzję: kto zaakceptował, kiedy i na jakiej podstawie, co odczytał model i czy człowiek to poprawił. Każdą da się potem odtworzyć. To wymóg audytu, ale przede wszystkim warunek tego, żeby księgowość zaufała automatowi.

Zasada, od której nie odchodzimy: reguły decydują o kierowaniu dokumentu, ludzie decydują o zatwierdzeniu wydatku. Automatyczna akceptacja płatności to nie oszczędność, to ryzyko.

Od czego zaczynamy w finansach

Od jednego typu dokumentu, najczęściej faktury kosztowej, i od jednej ścieżki akceptacji. Nie dlatego, że reszta jest trudna: pierwsze pełne zamknięcie miesiąca w pracy równoległej ma pokazać księgowości, że odczytowi można ufać, a łatwiej to ocenić na jednym rodzaju dokumentów niż na pięciu naraz.

Kolejność dalszych kroków wynika z tego, gdzie stoi najwięcej dokumentów, a nie z tego, co najprościej zbudować. Zwykle jest to obieg akceptacji, a nie sam odczyt.

• Tydzień pomiaru: ile dokumentów, ile akceptacji, gdzie stoją najdłużej.
• Praca równoległa przez pełne zamknięcie miesiąca, z porównaniem odczytu z wpisem ręcznym.
• Przełączenie ruchu i ustawienie progu, powyżej którego dokument zawsze widzi człowiek.