Automatyzacja dokumentów

Gdzie w dokumentach ucieka czas

Rzadko w samym wpisywaniu. Przepisanie faktury to dwie minuty; kosztowne jest to, co dzieje się dookoła: ustalanie, na który projekt ma pójść koszt, szukanie osoby, która ma zatwierdzić, przypominanie jej po tygodniu, a na koniec miesiąca odtwarzanie, dlaczego dokument utknął.

Dlatego w ProcessPilot automatyzacja obiegu dokumentów rzadko sprowadza się do OCR-a. Odczyt to pierwszy i najprostszy krok. Zysk dają reguły, które decydują, co dalej, i to, że stan każdego dokumentu widać bez dopytywania.

Jak składamy automatyzację obiegu dokumentów

• Odczyt: OCR z modelem, który rozpoznaje pozycje, kontrahenta i warunki płatności, a nie tylko przepisuje tekst ze skanu.
• Walidacja: zgodność z zamówieniem lub umową, sprawdzenie rachunku na białej liście, wychwycenie duplikatu, zanim trafi do akceptacji.
• Obieg: reguły akceptacji według kwoty, kategorii kosztu i centrum kosztowego, z zastępstwami i przypomnieniami.
• Zapis: eksport do systemu księgowego lub ERP wraz z załącznikiem i pełną ścieżką audytu.
• Archiwum: dokumenty przeszukiwalne po treści, nie tylko po nazwie pliku i dacie.

Wdrożenie bez ryzyka dla zamknięcia miesiąca

Nowy obieg faktur działa obok starego przez pełne zamknięcie miesiąca. Te same dokumenty przechodzą obiema drogami, a my porównujemy wyniki: to jedyny sposób, żeby zobaczyć, na jakich typach dokumentów model się myli, zanim zaufa mu księgowość.

Dopiero gdy wyniki się zgadzają, przełączamy ruch. Próg akceptacji automatycznej ustawiamy tak, żeby dokumenty niepewne trafiały do człowieka: nie chodzi o to, żeby żaden dokument nie trafił do człowieka, tylko o to, żeby trafiały do niego wyłącznie te, które tego wymagają.

Czego to nie załatwi

Skan zrobiony telefonem pod kątem, w cieniu, z zagiętym rogiem, będzie problemem także dla modelu. Da się to obejść instrukcją dla dostawców i progiem jakości na wejściu, ale nie da się tego rozwiązać wyłącznie po stronie oprogramowania.

Nie zastąpi to też decyzji o strukturze kosztów. Jeżeli plan kont i centra kosztowe są niejednoznaczne, automat będzie się mylił dokładnie tam, gdzie dziś mylą się ludzie, tylko szybciej i konsekwentniej.

Jak to wyglądało w Ankorze: oferty, karty produkcyjne i WZ

W Ankorze oferta przestała przechodzić przez Worda, a karta produkcyjna i WZ powstają ze zlecenia zamiast z ręcznego przepisywania arkusza na kartkę. Według szacunku zespołu Ankory przygotowanie złożonej oferty trwa teraz o 83–95% krócej niż przed wdrożeniem.

• Jak Ankora skróciła przygotowanie złożonej oferty o 83–95%
• Całe wdrożenie w Ankorze: sześć modułów w jednym systemie