Jak firma ślusarska skróciła przygotowanie złożonej oferty o 83⁠–⁠95%

Ile krócej trwa przygotowanie oferty w Ankorze

Ankora, firma ślusarska ze Skawiny, od października 2026 przygotowuje oferty w generatorze ofert zamiast w Wordzie. Według szacunku zespołu Ankory przygotowanie złożonej oferty trwa teraz o 83–95% krócej niż przed wdrożeniem, a oferty kilkustronicowej o 66–83% krócej.

Wycena zestawu kotew z własnego systemu kotwienia Ankory skróciła się według tego samego szacunku o 83–93% przy małych zestawach i do 87% przy dużych. Wszystkie liczby to szacunki zespołu na konkretnych, niedawnych przypadkach, a kalkulator kotew jest jeszcze w fazie testów.

Oferta przechodziła przez Worda, PDF i pocztę

Przed wdrożeniem każdą ofertę w Ankorze pisano w Wordzie, zapisywano do PDF i wysyłano z Outlooka. Zapytanie przychodziło mailem albo telefonem, przechodziło przez wewnętrzne ustalenia i dopiero na końcu zamieniało się w dokument, a każdy z tych kroków robiło się ręcznie.

Ankora pracuje na zamówienie, więc część ofert ciągnie się miesiącami, a niektóre latami. Przy takiej ofercie powstaje wiele rewizji i potem trudno ustalić, którą wersję klient faktycznie zaakceptował.

Przy powtórnym zapytaniu o coś, co firma już robiła, ktoś szukał starej oferty po katalogach na serwerze, próbując przypomnieć sobie, dla kogo była, albo pytał szefową firmy, czy pamięta. Czasem się udawało, czasem nie.

Audyt pokazał też, że ofertowanie spoczywa w praktyce na dwóch osobach, które mają jeszcze inne obowiązki, i właśnie to najbardziej opóźnia odpowiedzi. Najstarsze zapytania czekające na wycenę w dniu startu testów leżały od początku września. Klient, który po dwóch, trzech tygodniach nie dostał oferty, zwykle się dopytywał, a gdy i ten termin minął, zwykle rezygnował.

Wiadomo, którą wersję oferty zaakceptował klient

W generatorze ofert numer nadaje system i nie da się wpisać numeru, który jest już zajęty. Każda zmiana po wysłaniu oferty trafia do rewizji oznaczonej literą przy numerze i ma swoją historię zmian. Przy ofercie, która ciągnie się od roku, widać więc, co się zmieniało i która wersja trafiła do klienta.

PDF powstaje w aplikacji, bez przechodzenia przez Worda, a gotową ofertę wysyła się mailem prosto z aplikacji. Przy ofercie i przy zleceniu jest katalog plików produkcyjnych, dodany po pierwszej prezentacji systemu u klienta.

Starą ofertę znajduje wyszukiwarka, a nie pamięć szefowej

Wyszukiwarka w systemie Ankory obejmuje wszystkie sprawy naraz, więc przy powtórnym zapytaniu biuro szuka poprzedniej oferty w jednym miejscu. Dane firmy klienta system pobiera z rejestru GUS po numerze NIP, więc wpisuje się je tylko raz i nie przepisuje do każdej kolejnej oferty.

Wycena kotew przestała zależeć od wersji arkusza

Kotwy to najbardziej powtarzalna część oferty Ankory: własny system kotwienia elewacji kamiennych z atestem ITB i z wewnętrznym cennikiem, aktualizowanym średnio co pół roku, a częściej, gdy zmienią się ceny materiałów. Przed wdrożeniem wyceniało się je w arkuszu Excela, który rozumieli tylko konstruktorzy, a każdy z nich miał na komputerze własną wersję.

Przy kilku wersjach jednego pliku dwie osoby mogły podać różne ceny tej samej pozycji. Nie znamy przypadku, w którym tak się stało, ale nic tego nie wykluczało.

W kalkulatorze kotew jest jeden cennik, a stawki ustawia się w jednym miejscu. Wynik liczy się co do grosza i przechodzi prosto w ofertę. Cennik aktualizuje jedna osoba, tak jak wcześniej, tylko zmiana trafia do miejsca, z którego liczą wszyscy, zamiast do pliku, którego kopie leżą na kilku komputerach.

Kalkulator jest jeszcze w fazie testów i konstruktor nadal porównuje jego wynik z dotychczasowym arkuszem. Wyceny kotew wciąż robią konstruktorzy. Biuro mogłoby je przygotowywać, ale tego nie robi, bo dotąd wyceniało się je w arkuszu, który rozumieli tylko oni.

Wyniki: czas oferty i wyceny kotew przed i po wdrożeniu

W każdym wierszu zestawiamy dwa szacunki zespołu Ankory dla tego samego rodzaju oferty: sprzed wdrożenia i z pierwszych dwóch tygodni pracy na prawdziwych sprawach (od 21 września). Gdy zespół podał czas jako przedział, procent liczymy dla obu krańców i nie zaokrąglamy go w górę. Przy kotwach zespół podał dwa przypadki, a nie trzy.

Co zmieniło się dla osoby, która pisze oferty

Według zespołu Ankory osoba przygotowująca oferty wysyła ich teraz więcej w ciągu dnia i ma czas na bieżące sprawy, na które wcześniej go brakowało. To ważniejsze niż czas pojedynczej oferty: więcej wysłanych ofert to nie tylko zaoszczędzone minuty, ale też więcej zapytań, które mogą zamienić się w zlecenia.

Odsetka zapytań kończących się ofertą nie podajemy. Zespół mówi, że wzrósł, bo ofertę pisze się szybciej, ale policzyć to na liście ofert w aplikacji da się dopiero za cały październik 2026.

Czego generator ofert jeszcze nie robi

• Nie wszystkie powtarzalne elementy ofert są już dostępne jako gotowe opcje. Zespół Ankory zgłasza brakujące na bieżąco, także przyciskiem do zostawiania uwag w aplikacji, a my dodajemy je stopniowo.
• Poczta przychodząca nie jest połączona z systemem, więc zapytanie z maila trzeba przepisać do aplikacji. W drugą stronę system już działa: gotowa oferta wychodzi do klienta mailem z aplikacji.

Jak zaczęła się współpraca i ile trwało wdrożenie

Ankora jest firmą rodzinną Dawida, jednego z założycieli ProcessPilot, i to u niej powstało nasze pierwsze wdrożenie. Generator ofert i kalkulator kotew to dwa z sześciu modułów, które zbudowaliśmy między audytem 11 września 2026 a uruchomieniem systemu na serwerze firmy około 1 października. Testy na prawdziwych ofertach trwały od 21 września, a po stronie Ankory prowadziła je osoba odpowiedzialna za ofertowanie, razem z działem konstrukcji. Wyłapały kilka niedociągnięć, które poprawiliśmy od razu.

• Całe wdrożenie w Ankorze: sześć modułów w jednym systemie
• Automatyzacja dokumentów, od oferty po WZ