Jak firma ślusarska ze Skawiny zamieniła arkusze i kartki na jeden system

Co zmieniło się w Ankorze po pierwszym wdrożeniu

Ankora to firma ślusarska ze Skawiny: robi balustrady, osłony przeszklone i własny system kotwienia elewacji kamiennych. Od października 2026 oferty, zlecenia, wyceny i ceny materiałów prowadzi w jednym systemie, a nie w arkuszach Excela i na kartkach. Według szacunku zespołu Ankory wycena detalu z rysunku DXF trwa teraz o co najmniej 94% krócej, a przygotowanie złożonej oferty o 83–95% krócej niż przed wdrożeniem.

Wszystkie liczby na stronach o Ankorze oszacował jej zespół na niedawnych, konkretnych przypadkach: sprzed wdrożenia i z pierwszych dwóch tygodni pracy na prawdziwych sprawach (od 21 września). Publikujemy je za zgodą firmy jako czas przed wdrożeniem i po nim oraz procent zmiany. Ile zapytań, ofert i zleceń przechodzi przez Ankorę, zostaje w firmie.

Stan każdej sprawy znały dwie osoby i ich arkusze

Przed wdrożeniem stanem ofert, zleceń i materiałów w Ankorze zarządzały w praktyce dwie osoby, każda z pomocą własnych arkuszy Excela. Kto chciał wiedzieć, na jakim etapie jest zlecenie, musiał zapytać którąś z nich, a przy bardziej złożonych sprawach także dział konstrukcji albo majstra. Ustalenia z rozmów telefonicznych nigdzie nie trafiały, więc w kwartale przed audytem termin przesunął się kilka razy tylko dlatego, że ktoś nie wiedział o uzgodnieniu z klientem.

Dużo pracy odbywało się na papierze. Zlecenie przepisywano odręcznie z arkusza na kartkę, z której konstrukcja wiedziała, co ma zaprojektować, a WZ wypisywano osobno. Ofertę pisano w Wordzie, zapisywano do PDF i wysyłano z poczty, a przy ofertach ciągnących się latami trudno było potem ustalić, którą wersję zaakceptował klient.

Ankora próbowała wcześniej gotowych systemów CRM i żaden się nie sprawdził. Były za drogie, zbyt rozbudowane i ułożone pod powtarzalną sprzedaż, a w firmie, która niemal wszystko robi na zamówienie, powtarzalna jest właściwie tylko produkcja kotew.

Jak zaczęła się współpraca z Ankorą

Ankora to firma rodzinna Dawida, jednego z założycieli ProcessPilot, i to tutaj zrobiliśmy nasze pierwsze wdrożenie. Przebiegło tak samo, jak opisujemy na stronie o procesie: audyt na miejscu, zapis stanu przed wdrożeniem i zgoda firmy na wszystko, co publikujemy.

Audyt odbył się 11 września 2026 w Skawinie, z osobą prowadzącą ofertowanie, działem konstrukcji i szefową firmy. Dwie z pięciu hipotez przygotowanych przed wizytą się nie potwierdziły. Zapytania z formularza na stronie okazały się prawie zawsze kompletne, a brakujące informacje ginęły w ustaleniach telefonicznych. Wycenę robiła więcej niż jedna osoba, ale opóźnienia i tak się zdarzały, bo wszystko spoczywało na dwóch osobach, które mają jeszcze inne obowiązki.

• Jak przebiega współpraca z ProcessPilot krok po kroku
• Audyt procesów na miejscu, od którego zaczęło się to wdrożenie

Sześć modułów, które korzystają z tych samych danych

ProcessPilot zbudował dla Ankory sześć modułów: panel zleceń i ofert, generator ofert, kalkulator kotew, wycenę z rysunku DXF, rejestr cen materiałów oraz pulpit, który łączy je w jedną całość. Dane firmy klienta system pobiera z rejestru GUS po numerze NIP, więc wpisuje się je tylko raz, a wyszukiwarka przeszukuje wszystkie sprawy w systemie naraz. Żeby znaleźć starą ofertę, nie trzeba już przeglądać katalogów na serwerze ani pytać szefowej, czy pamięta, dla kogo to było.

Na jeden system zamiast kilku narzędzi zdecydowaliśmy się po tym, co pokazał audyt. Kłopotem Ankory nie była jedna powolna czynność, tylko to, że informacja o sprawie leżała w kilku miejscach naraz i trzeba było o nią pytać ludzi. Osobne narzędzia do ofert, zleceń i materiałów dołożyłyby kolejne takie miejsca.

• Automatyzacja dokumentów: oferty, karty produkcyjne i WZ

Status zlecenia nie siedzi już tylko w głowach pracowników

W panelu zleceń widać wszystkie trwające zlecenia Ankory w jednym miejscu. Każde przechodzi przez osiem etapów, od przyjęcia do faktury, a ustalenia z telefonu trafiają do historii sprawy zamiast przepadać. Zlecenia po terminie same wychodzą na wierzch, zanim klient zadzwoni z pytaniem.

Karta produkcyjna i WZ powstają teraz ze zlecenia w systemie, a nie z ręcznego przepisywania arkusza na kartkę. To ta sama informacja, którą biuro i tak już miało, tylko nikt nie musi jej przenosić długopisem.

Ile czasu to oszczędza, jeszcze nie wiemy. Przed wdrożeniem ustalanie, na jakim etapie są zlecenia, zabierało kilku osobom z biura część każdego dnia, ale po wdrożeniu nikt tego jeszcze nie oszacował, więc ta zmiana nie trafia do tabeli wyników.

• Raportowanie i monitoring: zlecenia po terminie widoczne od razu

Cena materiału ma datę, dostawcę i sprawę

Ceny od dostawców Ankora zapisywała w jednym, ciągle rosnącym pliku Excela, którego powiązań z ofertami i zleceniami mało kto rozumiał. Cenę materiału ustala się na bieżąco, przy ofercie i przez telefon, więc każda rozmowa z dostawcą dopisywała kolejny wiersz. W rejestrze cen materiałów każda cena ma datę, dostawcę i sprawę, do której należy. Aktualne ceny widać w osobnym widoku, a koszt materiału bezpośrednio na ofercie i na zleceniu.

Stanu sprzed wdrożenia nikt nie zmierzył, więc dla tej zmiany nie podajemy żadnej liczby. Po pierwszej prezentacji systemu doszła jedna funkcja, o którą poprosił zespół: podział jednej dostawy materiału na kilka spraw.

Dwa procesy z liczbami, opisane osobno

Dla dwóch procesów zespół Ankory oszacował czas przed wdrożeniem i po nim, dlatego opisujemy je na osobnych stronach. Przygotowanie złożonej oferty skróciło się według szacunku zespołu o 83–95%, a wycena małego zestawu kotew, opisana na tej samej stronie, o 83–93%. Wycena detalu z rysunku DXF skróciła się o co najmniej 94%.

• Jak Ankora skróciła przygotowanie złożonej oferty o 83–95%
• Jak Ankora skróciła wycenę detalu z rysunku DXF o co najmniej 94%

Czego nie zrobiliśmy i czego jeszcze nie wiemy

• Księgowość i faktury zostały w Optimie, bo tak ustaliliśmy na audycie: działającego systemu nie ruszamy. Przy zleceniu zapisuje się tylko numer faktury.
• Poczta przychodząca nie jest połączona z systemem. Zapytania nadal przychodzą mailem i telefonem, a sprawa w systemie zaczyna się dopiero wtedy, gdy ktoś ją wpisze. Gotową ofertę wysyła się już mailem prosto z aplikacji.
• Czasu, który zabiera sprawdzanie statusu zleceń, nie oszacowaliśmy po wdrożeniu, a pracy z cenami materiałów przed nim, więc obie zmiany opisujemy bez liczb.
• System pracuje na co dzień od około 1 października 2026. Liczbę wystawionych ofert Ankora porówna z okresem sprzed wdrożenia po raz pierwszy za październik, pierwszy pełny miesiąc pracy systemu.

Ile trwało wdrożenie i co musiała zrobić Ankora

Od audytu do codziennej pracy na serwerze Ankory minęło około trzech tygodni. Audyt odbył się 11 września i tego samego dnia zaczęliśmy budować system. Pierwszą wersję pokazaliśmy 17 września, od 21 września zespół testował ją na swoich sprawach, a około 1 października zainstalowaliśmy system na serwerze firmy.

Prezentacja 17 września przyniosła pięć zmian: inny wzór numeru zlecenia, opcję zlecenia bez faktury, katalog plików produkcyjnych przy ofercie i zleceniu, jeden rejestr klientów i dostawców zamiast dwóch oraz podział dostawy materiału na kilka spraw. Pełny test 26 września pokazał kilka miejsc, w których system działał inaczej, niż zespół Ankory chciał pracować, i kilka drobnych niedociągnięć. Poprawiliśmy je od razu.

Po stronie Ankory wdrożenie prowadziła osoba odpowiedzialna za oferty razem z działem konstrukcji. Zespół testował system przez tydzień, zgłaszał uwagi, także przyciskiem w aplikacji, i dostarczał materiały potrzebne do budowy.