Raportowanie i monitoring

Dwie różne potrzeby, często mylone: raportowanie i monitoring

Raport odpowiada na pytanie zadawane cyklicznie: jak nam poszło w zeszłym miesiącu. Monitoring odpowiada na pytanie, którego nikt nie zadaje, dopóki nie jest za późno: czy to, co miało się wydarzyć dziś w nocy, wydarzyło się.

Firmy zwykle mają jedno i nie mają drugiego. Skutek jest taki, że o zatrzymanym procesie dowiadują się z raportu, czyli w najlepszym razie po tygodniu, a najczęściej od klienta.

ProcessPilot wdraża te dwie rzeczy osobno, bo raport i alert mają innego odbiorcę, inny moment i inny koszt pomyłki.

Raportowanie

• Jedno źródło liczb. Zanim powstanie raport, ustalamy definicje: co znaczy „sprzedaż”, od kiedy liczy się zamówienie, co robimy z korektami. Bez tego dwa raporty pokażą dwie prawdy i skończy się dyskusją o danych zamiast o wynikach.
• Automatyczne składanie: dane pobierają się same z systemów źródłowych, w stałych godzinach, z zapisem tego, kiedy i skąd zostały wzięte.
• Dostarczenie tam, gdzie ludzie już patrzą, czyli na skrzynkę, na kanał zespołu, do arkusza, zamiast kolejnego panelu, o którym trzeba pamiętać.

Monitoring

• Kontrola żywotności: proces, który miał się wykonać i się nie wykonał, zgłasza to sam. Cisza nie jest traktowana jako dobra wiadomość.
• Progi na wielkościach biznesowych, nie tylko technicznych: zero faktur w poniedziałek rano jest błędem, nawet jeśli wszystkie serwery odpowiadają.
• Alert z adresatem i ścieżką postępowania. Powiadomienie na kanał, na którym nikt nie dyżuruje, to nie jest monitoring.

Utrzymanie

Monitoring i opiekę wyceniamy osobno: ich cenę podajemy razem z wyceną wdrożenia, a zakres i czas trwania ustalamy z Tobą przed startem. Automatyzacja bez nich jest zobowiązaniem, o którym firma dowiaduje się w najgorszym możliwym momencie.

Czy monitoring działa, sprawdzisz jednym pytaniem: czy alert z zeszłego tygodnia doprowadził do jakiejkolwiek decyzji? Jeśli nie, to znaczy, że próg jest ustawiony za nisko i powiadomienia są już tłem, na które nikt nie reaguje. Lepiej mieć trzy alerty, które budzą, niż trzydzieści, które się wycisza.

Jeden raport zamiast pięciu wersji prawdy

Najczęściej zastajemy kilka arkuszy, które różne działy prowadzą równolegle, każdy z własną definicją tej samej wielkości. Spotkanie zarządu schodzi wtedy na uzgadnianie, czyja liczba jest prawdziwa, zamiast na decyzję.

Porządek zajmuje kilka dni i to głównie nie jest praca techniczna: trzeba spisać definicje i dla każdej wskazać system źródłowy. Automatyzacja przychodzi później i jest już wtedy prosta.

Jak to wyglądało w Ankorze: zlecenia po terminie

W panelu zleceń Ankory zlecenia po terminie same wychodzą na wierzch, zanim klient zadzwoni z pytaniem, a etap każdego zlecenia widać bez pytania ludzi. Ile czasu to oszczędza, jeszcze nie oszacowaliśmy, więc opisujemy tę zmianę bez liczby.

• Całe wdrożenie w Ankorze: sześć modułów w jednym systemie