Audyt procesów

Zanim cokolwiek zautomatyzujemy, sprawdzamy, co w ogóle warto ruszać. Audyt kończy się mapą procesów, listą kandydatów i kolejnością, w jakiej mają sens.

Narzędzia, na których pracujemy

Make
n8n
Microsoft 365

Dlaczego audyt procesów jest pierwszy

Większość nieudanych automatyzacji nie psuje się technicznie. Działają, tylko obsługują proces, który nie kosztował firmy tyle, ile się wydawało, albo taki, który za pół roku i tak miał zniknąć. Takie wdrożenie kosztuje więcej niż kwota na fakturze, bo zespół przez miesiąc zajmuje się nie tym, czym powinien.

Najbardziej boli zwykle nie ten proces, na który najgłośniej się narzeka. Zwykle najdroższe jest coś, co wszyscy uznali za normalne: podwójne wpisywanie tych samych danych, czekanie na akceptację, cotygodniowe składanie raportu z pięciu plików. Audyt ma pokazać te godziny w liczbach, zanim ktokolwiek zacznie budować.

Dlatego w ProcessPilot każdą współpracę zaczynamy od audytu, także wtedy, gdy firma przychodzi z gotowym pomysłem na narzędzie.

Jak to przebiega

Zaczynamy od bezpłatnej, 30-minutowej konsultacji zdalnej, na której ustalamy zakres. Sam dzień audytu odbywa się w Twojej firmie i również jest bezpłatny: rozmawiamy z ludźmi, którzy prowadzą proces, sprawdzamy dane z systemów i na koniec dnia zostawiamy podsumowanie tego, co widzieliśmy.

Jedna wizyta w jednej lokalizacji, dla firm od około 15 osób. Poza Małopolską rozliczamy tylko koszty podróży. Dla mniejszych firm zakres ustalamy na konsultacji.

Rozmowy z osobami, które wykonują proces, nie tylko z ich przełożonymi. Opis procedury i to, co dzieje się naprawdę, to zwykle dwie różne rzeczy.
Pomiar: ile razy w miesiącu, ile minut, ile poprawek, ile osób po drodze. Tam, gdzie się da, z logów systemów, a nie z pamięci.
Mapa przepływu danych między systemami, z zaznaczeniem miejsc, w których dane są przepisywane ręcznie.
Wycena każdego kandydata: koszt wdrożenia, spodziewana oszczędność, ryzyko i to, co trzeba uporządkować wcześniej.

Co dostajesz na koniec

Mapę procesów w obszarze objętym audytem, w formie, którą można pokazać zarządowi.
Listę kandydatów do automatyzacji uszeregowaną według zwrotu, nie według łatwości.
Wycenę i harmonogram dla pierwszych trzech pozycji z tej listy.
Listę rzeczy, których nie należy automatyzować, wraz z powodem.

Czego audyt nie zrobi

Nie uporządkuje procesu, który nie jest ustalony. Jeśli każdy handlowiec prowadzi ofertowanie po swojemu, audyt to pokaże, ale decyzja o jednym sposobie pracy należy do firmy. Jeśli zautomatyzujesz kilka wersji tego samego procesu, utrwalisz rozbieżność i zapłacisz trzy razy tyle.

Nie zastąpi też zgody zespołu. Ludzie i tak dowiedzą się o wdrożeniu, a obawy o stanowiska bywają uzasadnione. Lepiej, żeby usłyszeli to od Ciebie, zanim ktoś obcy zacznie mierzyć im czas pracy.

Co pokazał audyt w Ankorze

W Ankorze, firmie ślusarskiej ze Skawiny, audyt zakończył się listą sześciu modułów, a dwie z pięciu hipotez przygotowanych przed wizytą okazały się błędne. Wycena detalu z rysunku DXF trafiła na pustą kartę, zostawioną na proces, którego przed wizytą nie przewidzieliśmy. To jeden z dwóch procesów, które opisaliśmy potem na osobnych stronach.

Pytania do tej strony

Czy audyt jest płatny?

Nie, i to jest świadoma decyzja. Na audycie sprawdzamy, czy w ogóle mamy Ci co sprzedać, więc to my za niego płacimy. Ty pokrywasz najwyżej koszty podróży, jeśli jesteś poza Małopolską. Jeżeli z pomiarów wyjdzie, że nie warto nic wdrażać, powiemy to wprost i na tym się skończy.

Ile czasu zajmie to naszemu zespołowi?

Około 45–60 minut rozmowy z osobą, która prowadzi proces, i około 20–30 minut z każdą kolejną osobą, która w nim bezpośrednio uczestniczy. Do tego dostęp do logów albo raportów z systemów. Nikogo nie trzeba odrywać od pracy na cały etat.

Co, jeśli audyt wykaże, że nie ma czego automatyzować?

To też jest wynik i mówimy o nim wprost. Zdarza się, że proces jest po prostu rzadki albo zbyt zmienny, żeby automatyzacja się zwróciła. Wtedy piszemy to w raporcie, zamiast dorabiać uzasadnienie do wdrożenia.