Ile kosztuje automatyzacja procesu w firmie
Cena zależy od trzech rzeczy: liczby kroków w procesie, liczby systemów, między którymi trzeba przenosić dane, i tego, ile decyzji musi podjąć człowiek. Liczba dokumentów ma mniejsze znaczenie, niż się wydaje.
Trzy zmienne, które naprawdę decydują o cenie
Pierwsza to liczba kroków: im więcej miejsc, w których proces się zatrzymuje i czeka na kogoś, tym więcej logiki trzeba zbudować i przetestować.
Druga to liczba systemów: CRM, ERP, poczta, arkusz. Każdy dodatkowy system to kolejne API albo kolejne ręczne przepisywanie, które trzeba zastąpić.
Trzecia to liczba decyzji, których nie da się zautomatyzować w całości. Tam, gdzie człowiek musi ocenić kontekst, budujemy narzędzie, które mu to ułatwia, a nie proces, który go zastępuje. Takie narzędzie buduje się dłużej niż prosty przepływ danych.
Dlatego w ProcessPilot przed audytem podajemy tylko widełki, a kwotę wdrożenia dopiero wtedy, gdy zmierzymy te trzy zmienne w Twoim procesie.
Dlaczego liczba dokumentów myli
Sto faktur miesięcznie od jednego dostawcy w jednym formacie to prostszy przypadek niż dziesięć faktur od dziesięciu dostawców w dziesięciu formatach. Cena rośnie z liczbą wariantów, nie z liczbą sztuk, dlatego progu opłacalności nie podajemy, dopóki nie zobaczymy, jak proces wygląda naprawdę.
Widełki, które da się podać uczciwie
Pojedynczy proces, jedna ścieżka akceptacji, jeden format wejściowy, to zwykle kilka do kilkunastu tysięcy złotych. Wdrożenie obejmujące kilka działów i kilka systemów naraz to zwykle kilkadziesiąt tysięcy. W tych widełkach mieści się większość naszych projektów. Dokładną kwotę zawsze podajemy w wycenie po audycie i nie liczymy jej z cennika godzinowego.
Przykład, który pokazuje różnicę
Dwie firmy zgłaszają się z tym samym procesem: obiegiem faktur kosztowych. Pierwsza ma jednego dostawcę systemu księgowego, jeden format faktur i jedną osobę akceptującą. Druga ma trzy systemy, faktury w pięciu formatach i akceptację rozłożoną na cztery działy. Liczba faktur miesięcznie bywa identyczna, a koszt wdrożenia różni się kilkukrotnie, bo druga firma płaci za warianty, nie za wolumen.
Co robi audyt, czego nie robi szacunek z kalkulatora
Kalkulator na stronie daje rząd wielkości: czy w ogóle warto rozmawiać. Audyt daje liczbę, na której da się oprzeć decyzję, bo mierzy rzeczywisty proces, a nie deklarowany. Różnica między tymi dwoma bywa spora: proces, który w teorii zajmuje pięć minut, w praktyce zajmuje piętnaście, bo dochodzą poprawki i wyjątki, których nikt nie wymienia, opisując go z pamięci.
Pytania do tej strony
Czy da się dostać wycenę bez audytu?
Orientacyjną, tak: kalkulator na stronie i rozmowa na konsultacji dają rząd wielkości. Dokładną wycenę podajemy dopiero po zmierzeniu procesu, bo inaczej podalibyśmy liczbę bez pokrycia w rzeczywistości.
Czy cena rośnie z czasem, gdy proces się zmienia?
Wdrożenie wyceniamy raz i ta kwota się nie zmienia. Opiekę wyceniamy osobno: jej cenę znasz przed podpisaniem, a zakres i czas trwania ustalamy z Tobą przed startem. W jej ramach robimy drobne dostrojenia po zmianach w procesie i nie doliczamy za nie przy każdej korekcie. Osobno wyceniamy dopiero nowy zakres: kolejny system do podłączenia, nowy typ dokumentu, kolejny dział. Granicę między jednym a drugim zapisujemy w umowie, żeby nie było o nią sporu w trakcie.