Automatyzacja obiegu faktur kosztowych krok po kroku

Sześć kroków, które da się zautomatyzować

• Odczyt: model rozpoznaje kontrahenta, kwotę, termin płatności i pozycje, nie tylko przepisuje tekst ze skanu.
• Walidacja: sprawdzenie z zamówieniem lub umową, kontrola rachunku na białej liście, wychwycenie duplikatu przed akceptacją.
• Kierowanie do akceptacji: system wie, kto akceptuje jaki typ kosztu i jaką kwotę, i pilnuje terminu.
• Przypomnienie: osoba, która akceptuje, dostaje powiadomienie, a zastępcę ma wyznaczonego z góry, a nie na szybko.
• Eksport: zatwierdzona faktura trafia do ERP albo systemu księgowego razem z załącznikiem i pełną ścieżką audytu.
• Archiwum: dokument zostaje przeszukiwalny po treści, nie tylko po nazwie pliku.

Ile to trwa

Czas wdrożenia zależy od procesu, dlatego podajemy go w wycenie po audycie i zapisujemy w umowie. Liczymy go od audytu do przełączenia ruchu na nowy obieg dla pierwszego typu dokumentu, na przykład jednej ścieżki akceptacji faktur kosztowych. Kolejne typy dokumentów, na przykład umowy albo wnioski wewnętrzne, dochodzą szybciej, bo część infrastruktury integracyjnej jest już gotowa i nie trzeba jej budować od zera.

Gdzie zostaje człowiek

W obiegach faktur, które budujemy w ProcessPilot, decyzja o zaakceptowaniu wydatku zostaje po Twojej stronie. Automat porządkuje, sprawdza i przypomina, ale nie zatwierdza płatności sam, bo to nie jest oszczędność czasu, tylko ryzyko, na które nikt świadomie się nie zgadza. Próg akceptacji automatycznej ustawiamy tak, żeby dokumenty niepewne trafiały do człowieka: nie chodzi o to, żeby żaden dokument nie trafił do człowieka, tylko o to, żeby trafiały do niego wyłącznie te, które tego wymagają.

Pełne zamknięcie miesiąca: dwie drogi naraz

Przez pełne zamknięcie miesiąca nowy obieg działa równolegle ze starym. Te same dokumenty przechodzą obiema drogami, a my porównujemy wyniki: to jedyny sposób, żeby zobaczyć, na jakich typach faktur model się myli, zanim zaufa mu księgowość. Dopiero gdy wyniki się zgadzają, przełączamy ruch na nowy obieg.

Co z fakturami spoza KSeF

Skany, faktury zagraniczne i dokumenty w nietypowych formatach zostają w obiegu opartym na odczycie. Faktury ustrukturyzowane traktujemy jako źródło danych, więc z czasem odczytywać trzeba coraz mniej dokumentów, choć z dnia na dzień odczyt nie zniknie.

Nie musisz więc czekać, aż wszyscy dostawcy przejdą na faktury ustrukturyzowane: czas oszczędzasz od razu na tych, którzy już je wystawiają.